“La gestión del tiempo en el trabajo”

Porque el tiempo es un recurso conocido y perfectamente delimitado, con una serie de cualidades que sirven para definirlo:

• Igualitario: A cada uno nos toca el mismo número de horas al día y días al año. El tiempo ignora los privilegios y cualquier otro factor que marque diferencias entre las personas.

• Lineal: El tiempo fluye en una sola dirección, siempre hacía delante, sin posibilidad de regreso al pasado.

• Generalmente insuficiente: Deseamos o necesitarnos más tiempo para todo. Todo lo que emprendemos se ve limitado por un plazo que habitualmente nos parece escaso para nuestros fines.

• Rígido: No permite ningún tipo de manipulación, no se puede negociar sobre su posesión, acumulación, racionamiento o cesión.

• No guarda proporción su beneficio con el perjuicio que nos ocasiona el tiempo que le dedicamos.
• Son actividades necesarias, que no se pueden suprimir y que se presentan regularmente.
• Los factores a que nos referimos son muchos, pero algunos de ellos aparecen con más frecuencia y tienen más peso especifico a la hora de interferir en nuestras actividades básicas e impedimos una correcta gestión del tiempo.

El teléfono

• En ocasiones, no hay ninguna persona que tenga por obligación contestar al teléfono. En tal caso lo mejor es acordar con los compañeros las horas en las que cada uno contestará las llamada, rotando tumos periódicamente.
• En asuntos muy concretos en los que se ultiman detalles, se arreglan citas, etc, es conveniente para ganar tiempo el remitir al comunicante a la secretaria para que ella tome nota de los datos específicos y de alguna otra cosa que el interlocutor quiera añadir.
• Es recomendable establecer periodos del día en los que nos conviene más recibir llamadas, haciéndoselo saber a nuestros interlocutores más habituales

• Antes de descolgar el teléfono hay que preparar la llamada. Hay que tener claro lo qué queremos conseguir con esa llamada y cómo queremos hacerlo. Es importante hacemos con un mínimo guión de nuestra conversación y tener papel y lápiz a mano.
• Ante posibles dudas o mal interpretaciones, es recomendable terminar la conversación con un pequeño resumen de lo que se ha dicho y de lo que se ha escuchado. Así evitaremos nuevas llamadas de aclaración y confirmación Y por tanto, pérdidas de tiempo
• Al igual que en las llamadas recibidas, es conveniente agrupar llamadas pendientes en un período concreto del día, para no permitir que el cambio repentino de actividad interrumpa o disminuya nuestra concentración sobre tareas más complicadas.

El papeleo

• Cuando hablamos de papeleo hablamos de papeles, pero también del entorno relacionado con éstos y que incluyen otros puntos calientes, como la mesa o el archivo. Trataremos cada uno de estos puntos:
• Utilizar los soportes informáticos. Con ello reducimos el volumen de papeles imprimiendo información sólo cuando resulte adecuado para su difusión, o consultando directamente en la pantalla del ordenador. Solicitar únicamente la información que vamos a utilizar posteriormente. Toda la información que no nos sea útil dificultará el tratamiento de los documentos verdaderamente necessarios.
• Adecuar los medios de comunicación a los fines que nos proponernos A veces existen alternativas más rápidas y más operativas en la transmisión de información.
• Seleccionar cuidadosamente los documentos que nos llegan en el momento que lo hacen. Guardar papeles que no vamos a utilizar nos va a suponer la tarea de tener que "hacer limpieza" más tarde.
• Responder en el momento, con la mayor inmediatez posible, a los papeles que nos van llegando. Esto nos librará de asuntos pendientes, aumentará la eficacia de nuestro trabajo y nos hará ganar mucho tiempo útil. Si esto no es posible, es conveniente reservar un período del día a hacerlo, pero no aplazarlo más de unas horas.

{mospagebreak }La mesa de trabajo
 

• Si tenemos la oportunidad, debemos elegir una mesa que sea amplia, aunque no más de lo que podamos abarcar desde el propio asiento.
• Disponer de los útiles imprescindibles de escritorio a mano y en todo momento evitará interrumpir lo que estemos haciendo y perder el tiempo en buscar lo que necesitamos.
• Los cajones deben contener únicamente el material que necesitamos con asiduidad pues la acumulación de documentación en los cajones dificultará enormemente su ordenación.
• Revisar periódicamente lo acumulado en el cajón para actualizar la vigencia y la importancia de su contenido.
• Reservar un espacio localizado para guardar juntas todas las notas y recados que hayan llegado.
• Desalojar la mesa de papeles, no importa de qué clase de documentos se trate ni cuál sea su procedencia, lo que queremos es despejar el espacio para trabajar mejor sobre la tarea en curso, facilitando así la concentración y la organización de ideas.

Las visitas

• Una política de apertura que quiera acercar el directivo al colectivo de empleados de la empresa no quiere decir, estar a disposición del primero que llegue cuando esté lo decida, sino no poner barreras a los contactos personales en unos plazos razonables.
• Si se prevé una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otro nos concede la iniciativa de finalizar la visita cuando nosotros queramos, ahorrando un tiempo precioso que no podríamos controlar en caso contrario.
• Saber negarse a una charla o una consulta de modo amable y con respeto, en las ocasiones en que nos interrumpe una tarea importante y que no podemos dejar a medias.
• Ser concretos, ir al grano sin divagar.
• Delegar la atención de la visita a colaboradores u otras personas que tengan competencia en el asunto a tratar y que puedan después informamos o decidir por sí mismos.
• Aplicarse estas normas a uno mismo en las visitas a los demás. Nuestra actitud da ejemplo a los demás de cómo queremos que se porten con nosotros en cualquier tema. Si aparecemos en cualquier momento a charlar largo y tendido en el despacho de otro, le estamos dando pie a que él haga lo mismo en otro momento.

Los viajes

• Preparar los detalles: billete, alojamiento, desplazamientos, documentación, etc.
• Aprovechar los tiempos muertos durante el viaje (durante el avión, en el hotel, etc.).
• Informar de nuestras intenciones y planes de trabajo a los interlocutores con los que nos encontraremos, bien sea por carta, fax, teléfono, etc.
• Prever agenda, documentación, programa, etc. para rentabilizar el tiempo que invertiremos en el viaje.
• Resumir en un documento las actividades realizadas y los resultados obtenidos durante el viaje con la mayor inmediatez posible.

Conclusiones

1. Analice sus actividades desde la más grande en importancia hasta la que tenga menor urgencia, eligiendo claramente sus prioridades.
2. Ponga plazos de tiempo de distinta duración a sus trabajos. Y que estos sean reales.
3. Si en sus actividades y tareas colaboran otras personas con usted, hable del tema con ellas así como de la disponibilidad que tengan para usted, evitará sorpresas, perdidas de tiempo y malos entendidos.